Любая организация может принадлежать к одному или нескольким видам: покупатель, поставщик, наша фирма, прочие. Виды влияют на появление организации в списке в той или иной ситуации. Вид можно указать вручную, но чаще это делается автоматически. Так, при отгрузке поставщику, программа отметит, что он теперь может быть и покупателем. Независимо от видов, справочник организаций может быть сгруппирован и представлен в виде дерева, например, по территориальному расположению, категориям или из каких-либо других соображений.
Для каждой организации возможно ведение нескольких расчетных счетов, есть проверки уникальности при добавлении новой организации, реализованы различные сервисные функции при вводе данных контрагента: проверка корректности расчетного счета, ИНН. В программе в реальном времени ведется подсчет задолженности за организацией, существуют средства контроля задолженности.
Банк, касса, клиент-банк
Вы сможете оплачивать одним и более платежным документом несколько накладных, несколькими платежными документами одну и более накладную. Программа контролирует все варианты и запрещает (или только предупреждает) переплаты по накладным или превышение суммы отгрузок по платежному документу. Есть контроль за ставками НДС но можно формировать платежные документы и со смешанной ставкой.
Соотносить платежи и отгрузки можно самостоятельно или положиться на программу — авторазнесение оплат будет делаться автоматически. Оплаты могут производиться как в рамках договора, так в целом по клиенту или комбинированно.
Предусмотрена печать всех необходимых первичных и отчетных документов: платежных поручений, ПКО, кассовой книги и др., при авансовых платежах – печать счета-фактуры на аванс. При печати платежных поручений есть настройка на особенности конкретного банка.
Передача платежек в клиент-банк и выписок из него делается одним нажатием кнопки. При импорте выписок программа автоматически распознает налоговые платежи, кассовое обслуживание, проценты банка, взнос наличными и выдачу денег, операции кредитования и т.д. При необходимости можно «обучить» программу каким-то специальным операциям. Есть средства контроля уникальности при загрузке и пометки о том, что документ передан в клиент-банк при выгрузке. Предусмотрен режим, когда исходящие платежи формируются в клиент-банке, а потом уже загружаются в программу.
Многовалютный учет
Программа позволяет вести учет в одной или нескольких валютах. Предусмотрено ведение справочника курсов валют на каждый день. Валюты могут использоваться в прайс-листах, категориях цен, могут задаваться в целом для товара. Курсы валют задаются по отношению к базовой валюте, обычно это рубль, но можно задать и другую валюту.
Первичные документы могут заноситься в любой валюте, а курс браться из справочника валют или указываться индивидуально. Вывод документов на печать может осуществляться как в валюте документа, так и в базовой валюте или любой другой. Валюта платежного документа и накладной, которую он оплачивает, могут и не совпадать.
Колонка «цена», которую пользователь видит при подборе товаров в счет или накладную, всегда пересчитывается из валюты прайс-листа в валюту документа по указанному в документе курсу.
Курсы валют могут ежедневно обновляться из интернета.
Учет договоров
Все проводимые операции с клиентом можно разнести по договорам. Взаиморасчеты с клиентом могут выполняться как в рамках того или иного договора, так и без его указания. Целый ряд характеристик может быть указан в договоре: категория цен и скидок, даты действия, срок отсрочки оплаты и дней резерва, максимальный порог задолженности и т.д. Все это включает различные функции, например, при указании максимальной суммы задолженности программа будет следить за ней, а задавая категорию цен и скидок, можно управлять тем, по каким ценам и с какими скидками будут отгружаться товары. При необходимости можно запрещать или разрешать отходить от условий договора. Отчеты по клиенту могут отображаться как по конкретному договору, так и в целом или с расшифровкой по договорам.
Кроме учета, программа позволяет автоматически формировать сами договора с контрагентами. Причем это делать не сложно. Вы просто создаете в привычном вам редакторе (например Microsoft Word) шаблон договора, который уже дальше программа использует для печати договоров с контрагентом. Вы сможете перенести всю существующую у вас на предприятии договорную базу в программу, и уже из нее печатать новые договора.
Работа от лица нескольких фирм
В программе реализована возможность работы от лица нескольких юридических лиц. Все встроенные отчеты могут отображать информацию как по конкретной фирме, так и консолидировано для всех фирм сразу. В разрезе фирм формируются книги продаж/покупок, журналы фактур и т.д. Одна наша фирма может выступать в роли покупателя или поставщика для другой нашей фирмы.
Кроме того, в программе есть одна уникальная функция, которой нет ни в одной из существующих складских программ: при отгрузке товаров покупателям Вы можете не контролировать остатки товаров по фирмам. Вместо этого Вы запускаете специальную обработку, которая создает накладные отгрузки между нашими фирмами так, чтобы по документом получалось, что товаров на фирмах достаточно. Вам остается только распечатать их и подписать.
Работа с доверенностями
Доверенность можно заполнить вручную, но быстрее получить ее автоматически на основе заявки поставщику или приходной накладной. Предусмотрена возможность выписки доверенности на часть накладной или счета. При повторной выписке доверенности к накладной, программа предложит создать новую доверенность на остаток накладной или на весь документ.
Предусмотрено формирование книги учета доверенностей (М-2).
