Заявки поставщикам и входящие счета

Заявка — это список товаров для закупки у поставщика. Заявка может быть создана вручную или на основе счета. Для открытия журнала заявок выберите пункт главного меню программы «Операции | Заявки». Он появляется при включении опции Используем заявки поставщикам в настройках склада.

Диалоговое окно будет разделено на 2 части: список заявок и детализацию по выделенной заявке.

Настроим вид журнала, для этого нажмем Настроить вид в правой нижней части экрана или комбинацию клавиш <Alt>+<Enter>. Появится окно настройки:

•По категориям цен, По категориям скидок — появятся закладки с категориями цен (скидок). Выбрав нужную закладку, появятся заявки с данной категорией.

•По организациям — заявки будут сгруппированы по контрагентам. Войдя внутрь группы можно будет увидеть заявки выбранного контрагента. Также вверху будут присутствовать стандартные закладки. Закладка Все будет содержать заявки без ограничений.

•По статусам — появятся закладки со статусами заявок (см. ниже). Выбрав необходимую закладку, откроется журнал с заявками данного статуса.

•По сотрудникам (папки), По сотрудникам (закладки) — заявки будут сгруппированы по сотрудникам (менеджерам), указанным в заявке.

•По статусам и организациям — появятся закладки со статусами заявок, а внутри папки с контрагентами. Выбрав необходимую закладку и контрагента, появятся заявки данного статуса и с данным контрагентом.

•Стандартные закладки — заявки будут разбиты на стандартные закладки. Закладка Все будет содержать все выписанные заявки.

Заявки по умолчанию могут иметь следующие статусы:

•Заявка — заявка не влияет на расчеты, то есть товар по ней не отображается в колонке Ожидается при подборе ТМЦ, она не учитывается в отчетах и пр.

•Входящий счет — заявка влияет на значения колонок Ожидается и Свободный остаток+Ож.поступ. текущих остатков — при выписке заявки они увеличиваются на количество товара. Также такие заявки учитываются при формировании отчетов.

•Отменена — заявка была отменена, не влияет на расчеты.

Однако, варианты статусов заявок могут быть изменены в меню «Справочники | Дополнительно | Статусы операций».

В нижней части журнала отображается одна из двух таблиц детализации Состав или Оплаты. Нажмем Настроить вид в правом нижнем углу экрана. Появится окно настройки детализации. Если детализация выбрана, то окно настройки можно вызвать клавишей <F2>. В нем находятся два положения:

•Состав — отображается состав заявки.

•Оплаты — отображаются наши предоплаты поставщику по данной заявки.

В контекстном меню журнала заявок имеются следующие пункты:

•Пункт Заявка предназначен для формирования бланка заявки.

•Оплатить или комбинация клавиш <Ctrl>+<J> позволяет сформировать платежный документ. На основании суммы заявки автоматически формируется платежный документ, при этом для разных заявок создаются соответствующие им, разные платежные документы. Если выделить несколько документов, то можно производить их групповую оплату с учетом уже существующих. В нижней части диалога документа оплаты (слева от кнопки <OK>) находится флажок «Перейти в журнал платежных документов». При его включении после сохранения документа будет выполнен переход из журнала заявок в журнал платежных документов.

•Ввести доверенность (или нажатие комбинации клавиш <Ctrl>+<L>) позволяет создать доверенность на сотрудника на получение товаров по составу выбранной заявки (подробнее о доверенности можно прочесть в разделе «Главное меню | Операции | Доверенности» данного руководства пользователя).

•Пункт Оприходовать по заявке или комбинация клавиш <Ctrl>+<U> используется для оприходования товара по заявке. При этом осуществляется выбор склада, на который поступит товар. В сформированной приходной накладной следует указать номер. В нижней части диалога (слева от кнопки <OK>) находится флажок «Перейти к документу». При его включении после сохранения накладной будет выполнен переход к этому документу из журнала заявок в журнал товарных операций.

•Сформировать по не отгр. счетам позволяет сформировать заявку на основе выбранных счетов. При выборе этого пункта меню, появляется список счетов, по которым товар отгружен не полностью. Для каждого счета отображается отметка (Оплачен, Оплачен на сумму или Не оплачен), по которой сортируются счета (оплаченные идут вначале). Далее надо установить флажки напротив тех счетов, по которым надо сформировать заявки, и нажать кнопку <OK>. Программа произведет анализ товаров по каждому счету, текущим остаткам, ожидаемым поступлениям от поставщиков товара и сформирует заявку поставщику со статусом Выписанный. Поставщика программа берет из карточки товара. У каждого товара может быть только один поставщик, обычно он указывается автоматически при поступлении данного товара, но его можно изменить вручную в справочнике товаров (например, при закупке 4 товаров у двух поставщиков, будут сформировано 2 заявки). Следует обратить внимание, что количество для закупки формируется по формуле:
З=Кс–Ко–Ост-Ож,
где
Кс – количество товара в счете,
Ко – отгруженное количество товара по счету,
Ост – текущий остаток,
Ож – ожидаемое поступление.
В результате будет выведено информационное сообщение с указанием количества сформированных заявок и все добавленные заявки откроются в отдельном окне. Их можно будет просмотреть, отредактировать или удалить.

•Сформировать по мин.запасу позволяет формировать заявки по минимальному запасу (указывается в карточке товара справочника ТМЦ и услуг). Доступны следующие опции:

oУчитывать резервы покупателям (будут прибавлены к кол-ву заказываемого)

oУчитывать ожидаемые поступления по входящим счетам поставщиков (будут вычтены из заказа)

oУчитывать остатки товара (будут вычтены из заказа)

oОкруглить до целых упаковок (в большую сторону)

oпоказать таблицу расчета заказа.

•Изменить статус операций — изменяет статус операций сразу у нескольких счетов или заявок. Перед выбором этого пункта меню надо выделить счета или заявки, статус которых надо изменить.

•Пункт Связанные документы предназначен для просмотра информации о связанных с заявкой документах: оплатах поставщику, приходных накладных. Для перехода к нужному документу, выделите его и нажмите кнопку Выбрать, откроется соответствующий журнал, в котором выбранный документ будет подсвечен.

•Файлы (для обмена данными с помощью файлов, в пункте главного меню программы «Сервис | Настройки склада», вкладка «Обмен данными, РБД», установите флажок в поле «Используем off-line обмен данными с удаленными складами»). — позволяет Сохранить в файл или Загрузить из файла заявки. Заявки сохраняются в формате файлов обмена. Также будут сохраняться связанные с заявками оприходования, данные о контрагентах, товарах, договорах.

•С помощью пункта меню Фильтрация по… возможно отфильтровать имеющиеся в списке документы. Фильтрация может производиться по различным параметрам для разных типов документов. Здесь же производится сброс фильтра.

•Подсветка — позволяет задать цвет фона выделенной записи (или нескольких выделенных записей)