Инвентаризация ТМЦ (Торговый склад)

Инвентаризация представляет собой периодическое снятие фактических остатков в разрезе складской аналитики и сличение их с остатками по данным учета. В результате инвентаризации, возможно появление недостачи и (или) излишек. На основании результатов инвентаризации происходит автоматическое списание или оприходование товаров на склад в виде накладных.

Инвентаризация выполняется по определенному складу и на определенную дату (производится подсчет количества по данным учета). Далее заносятся фактические остатки, после чего формируется результат инвентаризации, который уже влияет на остатки в программе. После (во время) выполнения инвентаризации, можно распечатать все необходимые документы.

При инвентаризации выберите пункт главного меню программы «Операции | Инвентаризация ТМЦ». Откроется журнал, в котором хранятся все данные по ранее проведенным инвентаризациям. Внутри каждой инвентаризации находится ее состав.

Чтобы провести инвентаризацию необходимо:

•Добавить новую запись инвентаризации.

•Заполнить инвентаризацию фактическими остатками склада.

•Сформировать результат инвентаризации.

Добавим новую инвентаризацию.

На экране появится окно для ввода новой инвентаризации (см. рис. 32).

Рис. 32. Ввод новой инвентаризации.

Заполним соответствующие поля:

•Наша фирма — вводится название нашей фирмы, для которой создается документ (для ведения одновременного учета по нескольким фирмам в пункте главного меню программы «Файлы | Другая фирма», установите флажок в поле «Показывать операции всех организаций»).

•Дата подсчета остатков — дата, на которую будет проводиться инвентаризация автоматически заполняется текущей датой, но ее можно изменить вручную. После сохранения инвентаризации, в колонках Дата начала и Дата конца будет стоять одна и та же дата, которую указали в поле формы ввода. При необходимости изменить эти даты, откройте инвентаризацию для изменений, в появившемся окне ввода, поля дат будет можно отредактировать.

•Номер документа — номер инвентаризации и номер соответствующей товарной операции Результат инвентаризации. Вводится автоматически, но его можно сменить вручную.

•Склад, по которому проводится инвентаризация, выбирается из справочника складов. Если у данного склада заведены материально-ответственные лица, то они автоматически отобразятся в полях ввода Ответственный и Ответственный 2-ой.

•Фильтровать по группе — используется в том случае, если надо произвести инвентаризацию одной или нескольких групп товаров. Если группу не указывать, то инвентаризация будет произведена по всем группам товаров.

•Опция Фильтровать по списку позволяет с помощью списков товаров задать фильтрацию по категории товаров, по группам товаров, по самим товарам или по сочетанию перечисленных объектов. Использование списков товаров сделает фильтрацию более гибкой.

•Фильтровать по алкоголю — этот параметр необходимо задать, если нужно учесть алкоголь. Параметр может принимать одно из значений:

o«» - в инвентаризацию добавятся только ТМЦ, алкопродукция (АП) исключается;

oРегистр 1 (со справками) — в инвентаризацию добавится только АП числящаяся в программе на регистре 1 (АП у которой заполнены справки А и Б), количество посчитается в разрезе справок А и Б. АП которая находится на регистре 1,3 исключается;

oРегистр 2 (Торговый зал) — в инвентаризацию попадет АП числящаяся в программе на регистре 2, т. е. без справок.

oРегистр 1,3 (помарочный учет) — позволяет провести инвентаризацию остатков алкопродукции  на складе, числящихся на Регистре 1,3.

•Ответственный, Ответственный 2-ой — сотрудники склада, ответственные за проведение инвентаризации. ФИО выбираются из справочника сотрудников. При наличие ответственных сотрудников у выбранного склада, поля ответственных будут заполнены автоматически.

•Комментарий к данной инвентаризации вводится вручную.

•Занести остатки по данным учета в графу фактических остатков? — будут проставлены остатки по данным учета, соответственно вручную придется менять только те остатки, которые не совпадают с учетными. Опция включается при установке флажка.

•Использовать цены — учетные или розничные цены. Значение выбирается из выпадающего списка:

oУчетные цены — цены товаров будут пересчитаны по учетным ценам.

oРозничная — цены товаров будут пересчитаны по розничным ценам.

•Единицы измерения — указывает, в каких единицах измеряются остатки. Значение выбирается из выпадающего списка:

oБазовые — остатки и суммы будут учитываться в базовых единицах.

oУпаковки — остатки и суммы будут учитываться в упаковках (указанных в справочнике ТМЦ и услуги).

•Учитывать нашу фирму при подсчете учетных цен — при установленном флажке в инвентаризации будет учитываться наша фирма при подсчете учетных цен. При снятии флажка будет проведена инвентаризации по складу без учета нашей фирмы.

При обнаружении отрицательных остатков, на экране появится список соответствующих накладных. Этот список носит только ознакомительный характер — нажмите на кнопку <OK> и добавьте инвентаризацию.

Далее занесем фактические остатки. Для этого войдем в созданную инвентаризацию, станем на нужную запись, далее с помощью соответствующей кнопки или клавиши вызовем окно редактирования.

На экране появится окно редактирования остатков:

•В поле Кол-во фактическое введем фактические остатки. Кнопка в конце поля позволяет для весового товара, при наличии подключённых весов прямого взвешивания, получить вес, который просуммируется с текущим значением фактического кол-ва.

•Остальные поля будут недоступны для редактирования:

oАртикул (для отображения артикулов, в пункте главного меню программы «Сервис | Настройки склада», на вкладке «Коды товаров и контрагентов», установите флажок в поле «Отображать артикул рядом с названием ТМЦ»). Данная опция не используется в бухгалтерии.

oКод товара (для отображения кодов, в пункте главного меню программы «Сервис | Настройки склада», на вкладке «Коды товаров и контрагентов», установите флажок в поле «Отображать код товара везде, где он участвует»).

oНаименование ТМЦ — наименование товара, материала, изделия.

oЦвет, Состав — аналитики товаров (названия могут быть другие, поля могут отсутствовать) (для использования аналитик ТМЦ, введите их в пункте главного меню программы «Сервис | Настройки склада», на вкладке «Складские аналитики». Данная опция не используется в бухгалтерии).

oКол-во учетное — количество ТМЦ по данным учета.

oОтклонение — содержит разницу между фактическим и учетным количеством и показывает те цифры, которые будут содержатся в операции Результат инвентаризации после её формирования.

oУпаковка (для использования упаковок, в пункте главного меню программы «Сервис | Настройки склада» или «Сервис | Настройки бухгалтерии», на вкладке «Использование упаковок», установите флажок в поле «Используем упаковки товаров»).

oЦена, Сумма учетная, Сумма фактическая — цена, сумма по учету и сумма фактическая (данные колонки могут быть скрыты - для их отображение в контекстном меню состава инвентаризации, следует выбрать пункт «Отобразить цены и суммы»).

oСчет ТМЦ — бухгалтерский счет.

oШтрих-код товара.

Если в программе ведется учет алкогольной продукции (включена опция Включить обмен с ЕГАИС или Включить функции учета алкоголя с отчетами в РАР в меню «Сервис | Настройки склада») появятся еще поля:

oСправка Б — номер сопроводительной к ТТН «Справки Б». Если указан номер, продукция в программе числится на регистре 1 (со справками Б), а если поле не заполнено, то на регистре 2 (Торговый зал).

oАлко: Код ЕГАИС, Алко: Код вида продукции, Алко: Объем, Алко: Крепость, Алко: Декалитры, Алко: Производитель — алкогольные показатели продукции, заданы в справочнике «ТМЦ и услуги».    

Проставим фактическое количество для каждой записи. У отредактированных товаров, красная подсветка будет снята.

После выполнения инвентаризации, необходимо сформировать результат с помощью пункта контекстного меню «Сформировать результаты». На экране появится автоматически созданная операция «Результат инвентаризации». В её составе отразятся позиции товара, у которых количество фактическое отличается от количества учетного. Значения в графе «Кол» будут равны разнице между фактическим и учетным количеством, поэтому они могут быть как со знаком «+», так и со знаком «-». Для сохранения операции нажмем <OK>. Результат повлияет на текущие остатки.

После завершения инвентаризации, можно перейти к ее результатам с помощью пункта контекстного меню Перейти к результату. В меню «Операции | Товарные операции» появится операция с результатом инвентаризации.

В самой инвентаризации доступны следующие пункты контекстного меню:

•Добавить товары — позволяет добавить товары из группы, по которым были операции на складе. При выборе этого пункта меню, на экране появляется окно настройки, в поле которого Фильтровать по группе, выберите нужную группу товаров из списка. Также можно настроить более гибкий фильтр по списку, выбрав опцию Фильтровать по списку. Она позволяет с помощью списков товаров задать фильтрацию по категории товаров, по группам товаров, по самим товарам или по сочетанию перечисленных объектов. При добавлении, будут подставляться учетные цены, суммы и количество товаров.

•Обновить учет. цены и кол-ва — позволяет пересчитать цены и учетное количество товара. Данный пункт используется, например, если были допущены ошибки при занесении товара, и их надо устранить в данной инвентаризации. С помощью переключателя можно выбрать цены: учетные или розничные, если инвентаризация используется как инструмент для формирования расхода по рознице. Розничная цена берется из справочника категорий цен и не зависит от режима работа (упрощенный режим или прайс-листы). Выбор пересчета по розничной цене, может быть произведен, например, если при учете проданного товара, остатки заносятся по розничным ценам.

•ЕГАИС: Загрузить факт. кол-во из инвентаризации — позволяет в выбранной инвентаризации в колонку "Кол-во факт." загрузить остатки из инвентаризации ЕГАИС (колонка "Кол ЕГАИС"), которые получены из ЕГАИС. Эта функция позволяет свести остатки в программе к остаткам ЕГАИС, с помощью контекстных пунктов "Сформировать прочий приход", "Сформировать прочий расход", "Сформировать результаты".

•Если в торговом оборудовании занесен терминал сбора данных, то с помощью пункта меню ТСД. Загрузить состав можно загрузить перечень ТМЦ с количеством из терминала (доступно в Бухгалтерии ПРОФ).

•Загрузить состав из Excel, OpenOffice позволяет загрузить состав инвентаризации из файла в формате Excel.

•Если при подборе товара с помощью сканера, не удается считать его штрих-код, выберите пункт контекстного меню Подбор по штрих коду или нажмите комбинацию клавиш <Alt>+<I>. В строке ввода появившегося окна, занесите штрих код вручную.

•Если в торговом оборудовании занесен терминал сбора данных, то с помощью пункта меню ТСД.Загрузить состав можно загрузить перечень ТМЦ с количеством из терминала, а с помощью пункта ТСД.Выгрузить марки выгрузить акцизные марки по данным учета из состава текущей инвентаризации по регистру 1,3.

•Пункт Сформировать результаты предназначен для формирования информации об остатках. При этом появляется форма ввода новой накладной, у которой все поля, за исключением основания, недоступны для изменения. Если обнаружена ошибка, следует удалить результат, внести поправки в инвентаризацию и сформировать результат заново. После того, как результат сформирован, появляется в контекстном меню пункт Перейти к результату. Результат инвентаризации находится в журнале товарных операций.

•Пункты Сформировать реализацию, Сформировать прочий расход и Сформировать прочий приход могут использоваться вместо пункта Сформировать результаты, например при оформлении продаж по розничной точке.

•Пункты ИНВ-22 Приказ о проведении инвентаризации, Сличительная опись (или нажатие клавиши <F3>), ИНВ-3 Инвентаризационная опись, ИНВ-19 Сличительная ведомость и ТОРГ-16 АКТ о списании товаров предназначены для формирования бланков печати по данной инвентаризации.

•С помощью пункта меню Фильтрация по… возможно отфильтровать имеющиеся в журнале инвентаризации по складу. Здесь же производится сброс фильтра.

•Подсветка — позволяет задать цвет фона выделенной записи (или нескольких выделенных записей)

В составе инвентаризации добавляются следующие пункты:

•Пункт Движение по ТМЦ или нажатие клавиши <F5> формирует соответствующий отчет за период с начала года до даты инвентаризации.

•Возможно Разрешить редактирование записей инвентаризации. Если редактирование не разрешено, менять можно только колонку Фактический остаток всегда доступна для изменения.

•Пункт Показать цены и суммы позволяет отображать или скрывать колонки Цена, Сумма учет. и Сумма факт..

•Запрос кол-ва при подборе по штрих-коду позволяет включить или выключить появление диалогового окна ввода кол-ва при сканировании товара сканером или добавлении товара по штрих-коду с помощью контекстного меню «Подбор по штрих-коду». По умолчанию опция включена.