Работа с ЕГАИС на стороне покупателя Начало работы с ЕГАИС

На стороне покупателя выделяются следующие задачи по работе с системой ЕГАИС:

•1. Загрузка ТТН

•2. Формирование акта подтверждения

•3. Формирование акта отказа

•4. Формирование акта расхождения

•5. Сохранение данных ТТН в программе

•6. Журнал «Товарные операции»

•7. Поступление в розлив (вскрытие тары).

•8. Инвентаризация

•9. Отчеты

•10. Отчетность в РАР. Изменения для ИП.

Для обмена с системой ЕГАИС в программе предусмотрен пункт главного меню ЕГАИС.

При работе с крепким алкоголем и немаркированным слабым алкоголем в справочнике ТМЦ и услуг используется категория «Алкоголь». Она появляется при включении в настройках склада обмена с ЕГАИС.

При работе с маркированным слабым алкоголем предусмотрена категория ТМЦ «Пиво, сл.алк.напитки». Включить эту категорию нужно в меню «Справочники | Дополнительно | Категории ТМЦ и услуг» на закладке Отключенные, открыть категорию для редактирования, в графе Вкл. поставить флажок и нажать <ОК> для сохранения.

 

1. Загрузка ТТН

ТТН в программу загружаются из заранее установленного и настроенного Универсального Транспортного Модуля (УТМ). Для корректной работы все службы транспортного модуля должны быть запущены, сертификат должен быть действующим.

Загружать данные из УТМ можно в ручном и автоматическом режимах:

•в ручном режиме для загрузки воспользуемся пунктом меню «ЕГАИС | Выполнить обмен с УТМ вручную»;

•при автоматическом обмене загрузка происходит по таймеру (настраивается в меню «ЕГАИС | Настройки» графа «Выполнять обмен»).

Если в УТМ есть ссылки на входящие ТТН, то после обмена они автоматически загрузятся в журнал входящих ТТН (пункт главного меню «ЕГАИС | Входящие ТТН»). Ссылки на загруженные ТТН из УТМ будут удалены.

В пункте главного меню «ЕГАИС | Настройки» есть опция «Выборочная загрузка ТТН».  Если эта опция включена, то при обмене с УТМ, если среди списка ссылок есть ТТН, то на экране появится окно с номером и их датой. Из списка можно будет выбрать накладные, которые необходимо загрузить в программу. При успешной загрузке ссылка на ТТН из УТМ удаляется, ссылки на не выбранные ТТН останутся в УТМ.

Полученные ТТН недоступны для редактирования. На вкладке «История обмена с ЕГАИС» сформируется запись с видом запроса «Получена ТТН».

Если в ТТН содержится только слабоалкогольная продукция, то в ней будут доступны только две закладки - Состав и История обмена. Для завершения работы с ТТН необходимо отправить один из 3-х актов: акт подтверждения, акт отказа или акт расхождения.

Входящая ТТН с крепким алкоголем должна приходить с акцизными марками, в ТТН при этом на вкладке «Состав» будет заполнено поле «Кол. Марок», выбрав его можно посмотреть перечень марок, прикрепленных к данной алкопродукции (АП).

Перед формированием подтверждающих актов по ТТН с крепким алкоголем рекомендуется сверить акцизные марки в ТТН с фактически пришедшими (для исключения случаев пересортицы марок). Для этого в ТТН на вкладке «Фактически полученные марки» с помощью сканера сканируются или с помощью ТСД загружаются на эту вкладку марки фактически поступившей АП (для загрузки выбрать в кнопке «Выполнить» пункт «Подбор по штрих-коду» или на клавиатуре нажать на сочетание клавиш <Alt>+<I>. При сканировании происходит контроль считанной марки:

•была ли марка отсканирована ранее в этой ТТН;

•была ли марка занесена в другую ТТН;

•есть ли марка на вкладке «Состав».

Если отсканированная марка была найдена на вкладке «Состав», то автоматически рядом с маркой ставится галочка (в поле «Кол. марок») и марка считается принятой.

После проверки ТТН необходимо сформировать один из трех актов в течение одних суток:

•Акт подтверждения — если нет расхождений между продукцией в ТТН и фактически полученной.

•Акт отказа — если АП не приняли.

•Акт расхождения — если по некоторым позициям АП есть расхождение. Акт расхождения составляется только на недостачу, на излишки нужно составлять отдельную ТТН (т.е. количество фактическое не может превышать количество учетное).

Если отправляется акт подтверждения, то все марки присутствующие в ТТН становятся подтвержденными (в окне марок слева от них появится галочка).

Если отправляется акт отказа, то все галочки ранее проставленные снимаются и марки становятся не подтвержденными.

Если отправляется акт расхождения, то отмечаем галочками принятые марки. Все не принятые марки отразятся в составленном акте расхождения.

После отправки акта в ЕГАИС статус входящей ТТН поменяется на «Отправлен акт».

В ответ на акт ЕГАИС вышлет квитанцию, которая при загрузке отразится в ТТН на вкладке «История обмена с ЕГАИС» и изменит статус документа.

Журнал «Входящие ТТН» предназначен для обмена с ЕГАИС. на учетные данные в программе он не влияет (не отражается в отчетах, не изменяет остатки по алкогольной продукции в программе). Для отражения полученных ТТН в учетных данных в программе необходимо сохранить ТТН в журнале накладных.

 

2. Формирование акта подтверждения

В ответ на загруженные накладные необходимо сформировать акты. Для формирования акта подтверждения выделим входящую ТТН и воспользуемся контекстным пунктом меню «Отправить подтверждающий акт в ЕГАИС». Он автоматически сформирует акт и отправит его в ЕГАИС. По завершении операции в ТТН на вкладке «История обмена с ЕГАИС» появится запись с видом запроса «Отправлен подтверждающий акт». После успешной фиксации акта в системе ЕГАИС в УТМ придет ответ от системы, который будет загружен в программу вручную («ЕГАИС | Выполнить обмен с УТМ вручную»), либо автоматически после очередного обмена с УТМ, в зависимости от настроек. В ТТН на вкладке «История обмена с ЕГАИС» появится запись с видом запроса «Квитанция о фиксации акта подтверждена», статус ТТН будет подсвечен зеленым цветом, это означает что документ полностью отработан.

Если акт не прошел фиксацию в ЕГАИС на вкладке появится запись с видом запроса «Получен отказ о фиксации акта», статус ТТН будет подсвечен красным цветом, это означает что документ не подтвержден. Причину отказа можно посмотреть на вкладке «История обмена с ЕГАИС» в поле Комментарий.

 

3. Формирование акта отказа

В ответ на загруженные накладные необходимо сформировать акты. Для формирования акта полного отказа выделим входящую ТТН и воспользуемся контекстным пунктом меню «Отправить акт об отказе в ЕГАИС». Он автоматически сформирует акт и отправит его в ЕГАИС. По завершению операции на вкладке «История обмена с ЕГАИС» появится запись с видом запроса «Отправлен акт об отказе». После успешной фиксации акта в системе ЕГАИС в УТМ придет ответ от системы, который будет загружен в программу вручную («ЕГАИС | Выполнить обмен с УТМ вручную»), либо автоматически после очередного обмена с УТМ, в зависимости от настроек. В ТТН на вкладке «История обмена с ЕГАИС» появится запись с видом запроса «Квитанция о фиксации акта подтверждена».

 

4. Формирование акта расхождения

В ответ на загруженные накладные необходимо сформировать акты. Если мы хотим сформировать акт о расхождении, то для крепкой и слабой АП алгоритм будет отличаться.

Для слабоалкогольной продукции необходимо открыть ТТН на редактирование и в табличной части на вкладке «ЕГАИС обмен, детализация» в поле Кол. факт указать то количество, которое покупатель принял при отгрузке. После сохранения изменений в контекстном пункте меню выберем «Отправить акт о расхождении в ЕГАИС». Он автоматически сформирует акт и отправит его в ЕГАИС.

Для крепкого алкоголя перед формированием акта обязательно заполнение в ТТН закладки «Фактически полученные марки» (см. подробнее раздел 1. Загрузка ТТН). Программа автоматически выявит расхождения с данными на закладке «Состав». После сохранения изменений в контекстном пункте меню выберем «Отправить акт о расхождении в ЕГАИС». Он автоматически сформирует акт и отправит его в ЕГАИС.

По завершении операции на вкладке «История обмена с ЕГАИС» появится запись с видом запроса «Отправлен акт о расхождении». После успешной фиксации акта в системе ЕГАИС на этой вкладке появится запись с видом запроса «Квитанция о фиксации акта подтверждена», статус ТТН будет подсвечен желтым цветом, это означает что документ находится в работе и ожидает подтверждения этого акта от поставщика.

После подтверждения акта поставщиком из ЕГАИС поступит квитанция, которая будет загружена при обмене с ЕГАИС, и отобразится в ТТН на вкладке «История обмена с ЕГАИС». Статус ТТН будет подсвечен зеленым цветом, это означает что документ полностью отработан и его можно сохранить в журнале товарных операций.

Если акт не прошел фиксацию в ЕГАИС на вкладке «История обмена с ЕГАИС» появится запись с видом запроса «Получен отказ о фиксации акта», статус ТТН будет подсвечен красным цветом, это означает что документ не подтвержден. Причину отказа можно посмотреть на вкладке «История обмена с ЕГАИС» в поле Комментарий.  

5. Сохранение данных ТТН в программе

Если ТТН подтверждена в ЕГАИС (статус ТТН подсвечен зеленым цветом), то для полноценного учета ее необходимо сохранить в программе. Для этого выделим ТТН (или несколько ТТН) и в контекстном меню выберем «Сохранить в журнале накладных». При этом  будет автоматически создана операция с типом «Поступление» (программа Торговый склад) пункт меню «Операции | Товарные операции» .

При сохранении программа выдаст окно с запросом выбора склада, куда будет перемещена АП в ТТН. В журнале товарных операций будет создана операция «Поступление», где данная продукция будет со справками А и Б (РФУ №1 и РФУ №2). Это означает, что продукция находится на Регистре 1 в ЕГАИС.

В ТТН на закладке Состав все или несколько позиций могут быть подсвечены красным цветом. Это означает, что этих позиций нет в справочнике ТМЦ. В момент сохранения накладной появится диалог, в котором можно либо сопоставить позицию ТТН с позицией из справочника ТМЦ, либо позволить программе добавить новую позицию. АП будет добавлена в корень справочника с типом «Алкоголь». Если в ТТН маркированная слабоалкогольная продукция, то для работы с ней нужно в справочнике ТМЦ для новых позиций указать тип «Пиво, сл.алк.напитки». Это можно сделать, выделив новые позиции в справочнике и выбрав контекстный пункт меню Переместить, создать группу... В диалоге будет выбор: переместить в группу из справочника (если ранее эта группу уже была создана с категорией «Пиво, сл.алк.напитки») или переместить в новую группу (после создания нужно будет указать у группы категорию «Пиво, сл.алк.напитки» при помощи кнопки <Изменить> на панели инструментов).

6. Журнал «Товарные операции»

В операциях расхода («Реализация», «Прочий расход»)  есть возможность заполнить вкладку состав выбранными позициями, для этого в кнопке <Выполнить> необходимо выбрать пункт «Заполнить остатками». В параметрах в «Фильтровать по алкоголю» указать по какому регистру будет подсчет остатков.

Рассмотрим добавление продукции в операцию с помощью верхней таблицы окна группового выбора.  При выборе записи в верхней таблице, появится окно добавления товара.  Если товар необходимо реализовать с первого регистра, то для заполнения справок необходимо справа от поля «Справка Б» нажать по знаку «V», в открывшемся окне отразятся справки по которым поступала продукция, так же к отдельной колонке отразится остаток по этой справке на дату документа, после выбора справки они автоматически подставятся в поля и поле количество заполнится остатком, если требуется, то можно отредактировать количество. Если в программе включена опция контроля отрицательных остатков при отгрузке («Сервис/Настройки склада»), при указании количества превышающего остаток будет появляться предупреждение и далее в зависимости от опции либо разрешит сохранить, либо запретит сохранение с таким количеством.  После сохранения позиция в верхней таблице подсветится  цветом и отобразится в нижней таблице. Если в ТТН необходимо добавить эту же продукцию, но с другими показателями (например, цена, справки А и Б, марки), то добавление осуществляется в нижней таблице окна подбора.

В журнал «Товарные операции» на вкладку Состав добавлена колонка «Регистр», которая отображает на каком регистре находится АП, может принимать следующие значения:

•1 —  АП  на первом регистре, заполнены  колонки справка А и справка Б;

•1, 3 — крепкая АП на первом регистре с марками нового образца, которые числятся на регистре 3, справка А и Б заполнены;

•2 — АП на  втором регистре, справки отсутствуют.

 

7. Поступление в розлив (вскрытие тары).

Операцию «Вскрытие тары» можно сделать:

•через журнал «Товарные операции».

•через интерфейс кассира;

Создание через журнал «Товарные операции» происходит аналогично созданию новой операции. Выберем в шапке тип накладной Поступление в розлив. В состав операции добавим позицию с алкоголем и нажмем <Старт> на панели инструментов. Программа исправит состав операции. Будет списана алкогольная позиция и добавлена позиция-аналог с постфиксом "_Р" в коде (для корректной работы позиция-аналог должна быть занесена в справочник ТМЦ и услуг).

Создание операции через интерфейс кассира происходит автоматически и зависит от типа алкоголя. Подробнее.

 

8. Инвентаризация

Инвентаризация алкопродукции (АП) в программе разделена на 2 журнала:

•инвентаризация учетных данных по АП в программе;

•инвентаризация данных по АП в ЕГАИС.

 

9. Отчеты

В пункте главного меню «ЕГАИС | Отчеты и запросы» можно сформировать следующие отчеты: «Отчет по регистру 1» и «Отчет по регистру 2», в которых отражен оборот алкогольной продукции за период по соответствующему регистру  (остатки на начало периода, приход и расход за период, остатки на конец периода). Так же из них можно вызвать детализирующий отчет по выбранной алкогольной продукции и посмотреть из каких операций получился показатель.

 

10. Отчетность в РАР. Изменения для ИП.

 

Внимание! Бланки деклараций по отчетности в ФС РАР можно открывать через пункт главного меню «Отчеты | Регламентированные» только если в программе настроен каталог сохранения формируемых файлов отчета. Если каталог не настроен, то бланк декларации следует запускать через «Отчеты | Прочие документы», вкладка РАР. Там после расчета декларации на панели инструментов появится кнопка «Дискета» для выгрузки этой декларации.

Для ИП декларация ПР-8 формируется в разрезе торговых точек, которые заносятся в справочник подразделений (пункт главного меню «Справочники | Подразделения») . Адрес торговых точек заносится в карточку подразделения, если это поле не заполнено, то адрес будет браться из филиала на который ссылается это подразделение. На второй странице титульного листа выводятся все подразделения, которые ссылаются на филиал зарегистрированный в ЕГАИС (в филиале заполнено поле «ЕГАИС: Рег номер ЕГАИС»).

Для организаций декларация ПР-8 формируется в разрезе филиалов. Адрес заносится в карточку филиала (пункт главного меню «Справочники | Филиалы» или пункт «ЕГАИС | Настройки» вкладка Филиалы).

 

См. также
ЕГАИС. Работа в интерфейсе кассира
Часто задаваемые вопросы по ЕГАИС
Журнал входящих ТТН