В журнале счетов хранятся выписанные покупателям счета. Для вызова журнала выберите пункт главного меню программы «Операции | Счета».
Появится окно с закладками: закладки «Все», «Выписанные», «Зарезервированные», «Не оплаченные», «Не оплаченные вовремя», «Не отгруженные». Выбрав закладку «Все» можно увидеть все выписанные счета. Выбрав другие закладки можно увидеть счета, удовлетворяющие определенному условию.
Диалоговое окно будет разделено на 2 части: список счетов и детализацию по выделенному счету.
Настроим вид журнала. Для этого нажмем 
Настроить вид в правой нижней части экрана или комбинацию клавиш <Alt>+<Enter>. Появится окно настройки вида:
•По категориям цен, По категориям скидок — появятся закладки с категориями цен (скидок). Выбрав нужную закладку, появятся счета с данной категорией.
•По организациям — счета будут сгруппированы по контрагентам. Войдя внутрь группы можно будет увидеть счета выбранного контрагента. Также вверху будут присутствовать стандартные закладки. Закладка Все будет содержать счета без ограничений.
•По статусам — появятся закладки со статусами счета (см. ниже). Выбрав необходимую закладку, откроется журнал со счетами данного статуса.
•По сотрудникам (папки), По сотрудникам (закладки) — счета будут сгруппированы по сотрудникам (менеджерам), указанным в счете.
•По статусам и организациям — появятся закладки со статусами счета, а внутри папки с контрагентами. Выбрав необходимую закладку и контрагента, появятся счета данного статуса и с данным контрагентом.
•Стандартные закладки — счета будут разбиты на стандартные закладки. Закладка Все будет содержать все выписанные счета.
При просмотре журнала, в нижней части окна отображается одна из двух дополнительных таблиц – Состав или Оплаты. В этих таблицах, можно настраивать видимость и порядок следования колонок. нажмем Настроить вид в правом нижнем углу экрана. Появится окно настройки детализации. Если детализация выбрана, то окно настройки можно вызвать клавишей <F2>. В нем отображаются два положения:
•Состав — в таблице состава счета могут находиться товары, услуги и пр.
•Оплаты — таблица с платежами покупателя по выбранному счету.
В журнале используется контекстное меню. Для его вызова выберите нужный счет и нажмите на правую кнопку мыши. Контекстное меню появится на экране.
Выписанный счет по умолчанию может иметь один из трех статусов:
•Выписан — счета ни на что не влияют;
•Зарезервирован — счета влияют на значения колонок Резерв и Свободный остаток текущих остатков — при выписке счета увеличивается колонка Резерв и уменьшается колонка Свободный остаток, а также учитываются при формировании отчетов;
•Просрочен — счета, дата резервирования товара, по которым прошла, а товар не был отгружен, не влияет на текущий остаток.
Однако, варианты статусов счетов могут быть изменены в меню «Справочники | Дополнительно | Статусы операций».
В целом, для выбранного счета доступны следующие пункты контекстного меню:
•Создать копию... — добавляет копию выделенного документа и выводит её на экран для редактирования.
•Перейти к... — позволяет переходить к связанным платежным документам, товарным операциям. Подробно отображает суммы, номера и даты документов.
•Пункты Счет и Товарный чек предназначены для печати соответствующих документов по выбранному счету.
•Счет с печатью... (для использования функций CRM, в пункте главного меню программы «Сервис | Настройки бухгалтерии» или меню «Сервис | Настройки склада», на вкладке «CRM, телефония» установите флажок в поле «Включить функции управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)»). — позволяет вывести счет с печатью и факсимиле для последующей отправки контрагентам. При многофирменном учете будут выводиться изображения печати и факсимиле в зависимости от выбранной фирмы при формировании документов с печатью.
•Пункт Занести оплату.. или нажатие комбинации клавиш <Ctrl>+<J> позволяет оплатить счет. На основании суммы счета автоматически формируется платежный документ, при этом для разных счетов создаются соответствующие им разные платежные документы. Если выделить несколько документов, то можно производить их групповую оплату. При этом будут учитываться уже существующие по этим документам оплаты. В нижней части диалога документа оплаты (слева от кнопки <OK>) находится флажок «Перейти в журнал платежных документов». При его включении после сохранения документа будет выполнен переход из журнала счетов в журнал платежных документов.
|
Замечание! При выборе платежного документа из счета для его оплаты выводится остаток с учетом счетов. |
•Пункт контекстного меню Отгрузить по счету (или комбинация клавиш <Ctrl>+<U>) запускает операцию отгрузки товаров по счету.
•Пункт Сформировать заявки позволяет формировать заявку поставщику на основе выбранных счетов.
•Контролировать просроченные счета можно с помощью пункта Проверка просроч. резервов. После указания этого пункта, происходит выборка таких счетов и формирование списка с ними. В списке также отображается информация об платежах. Отметить просроченные счета можно путем снятия соответствующих флажков. Поле нажатия <ОК> статус выбранных счетов изменится с Зарезервирован на Просрочен.
•Изменить статус операций — изменяет статус операций сразу у нескольких счетов или заявок. Перед выбором этого пункта меню надо выделить счета или заявки, статус которых надо изменить.
•Пункт меню Связанные документы предназначен для просмотра информации о документах, которые связаны с данным счетом: расходных накладных, входящих платежей. Это могут быть документы по отгрузке товара, информация об оплате и пр. При желании можно перейти к интересующему документу из этого списка, для чего выделим его и нажмем на кнопку <Выбрать>, откроется соответствующий журнал, в котором нужный нам документ будет выделен.
•Информация или нажатие клавиши <F5> (появляется только в программе Торговый склад) формирует таблицу с информацией по товарам или группе товаров.
•Файлы (для обмена данными с помощью файлов, в пункте главного меню программы «Сервис | Настройки склада», вкладка «Обмен данными, РБД», установите флажок в поле «Используем off-line обмен данными с удаленными складами»). — позволяет Сохранить в файл или Загрузить из файла счет. Счета сохраняются в формате файлов обмена. Также будут сохраняться связанные со счетами отгрузки, данные о контрагентах, товарах, договорах.
•Экспорт в
oСистему электронного документооборота...(для использования электронного документооборта, в пункте главного меню «Сервис | Настройки бухгалтерии» или «Сервис | Настройки склада», на закладке «Электронный документооборот» установите флажок в поле «Используем электронный документооборот»). — позволяет выгрузить счет (исходящий документ) выделенной операции в файл формата XML. (Подробнее о функции ЭДО)
oMicrosoft Word, Microsoft Excel, Документ PDF, Web-браузер, по почте — выгружает выделенные записи в перечисленные форматы или отправляет на указанную почту.
oНастройки экспорта — вызывает дополнительные настройки форматов.
•Фильтрация по... — ограничивает список счетов. Например, По покупателю — останутся те счета, у которых Покупатель указан выбранный контрагент. По ТМЦ, услуге — останутся те операции, в составе которых присутствует выбранная ТМЦ (услуга).
Для фильтрации журнала по значению в ячейке таблицы необходимо встать на нужную ячейку и в контекстном меню, пункт «Фильтрация по» выбрать подпункт вида «<Столбец таблицы> = <Значение из выбранной ячейки>». Журнал будет отфильтрован по этому значению.
Произвольный фильтр вызывает основной диалог фильтрации.
•Сброс фильтра позволяет отменить примененный ранее фильтр.
•Подсветка — позволяет задать цвет фона выделенной записи (или нескольких выделенных записей)