Этот справочник содержит личные данные сотрудников для ведения кадрового учёта и расчёта заработной платы с текущими начислениями, удержаниями и вычетами. Здесь же заносятся физические лица, которые работают с организацией по договорам гражданско-правового характера, учредители, лица, для которых организация выступает налоговым агентом и т.д.
Для открытия справочника выберите пункт главного меню программы «Зарплата | Сотрудники» (в бесплатной версии Бухгалтерии и в Бухгалтерии Стандарт) или «Кадры | Сотрудники» (в версии Бухгалтерия ПРОФ и Зарплата и кадры).
Появившееся диалоговое окно будет разделено на 2 части: список сотрудников и детализацию по сотруднику.
Настроим вид табличной части справочника, для этого нажмем Настроить вид справа в нижней части списка. Появится окно настройки:
•Сотрудники по подразделениям — список сотрудников будет распределен по подразделениям (отделам), к которым они относятся. Каждое подразделение имеет свою закладку. В отдельной закладке выделен список уволенных работников.
•Сотрудники по должностям — будут отображаться группы с названиями должностей, содержащие внутри фамилии сотрудников, относящихся к соответствующим должностям.
•Нет — список сотрудников будет выведен без группировки.
•Показать итоги — показывает сумму по столбцу Аванс в отдельной графе.
В нижней части окна справочника находится детализация, относящаяся к выбранному сотруднику.
Для настройки вида выводимой детализации, необходимо нажать Настроить вид в правой нижней части экрана. Откроется диалог со списком детализаций, соответствующий закладкам в карточке сотрудника. Он будет различен для версий ПРОФ и Стандарт.
Контекстное меню данного справочника содержит следующие пункты:
Замечание! У еще не принятого на работу сотрудника появится пункт контекстного меню Принять на работу... который выведет диалог ввода приказа о приеме на работу. |
•Перейти к — позволяет перейти к документам и операциям, связанным с этим сотрудником, а также к приказам (только в версии ПРОФ). Будет открыто отдельное окно с опрерациями или выдано сообщение об отсутствии таких документов.
•Вывести форму позволяет сформировать следующие бланки документов: Справка 2-НДФЛ, Налоговый регистр по учету НДФЛ, Индивидуальная карточка по взносам, Справка № 182н по базам взносов, Сведения о трудовой деятельности СТД-Р, Сведения о застрахованном лице (ФСС), Комплект справок при увольнении, Лицевой счет (форма Т-54а), Личная карточка работника (форма Т-2), Индивидуальная карточка учета сумм ЕСН, Индивидуальная карточка учета ЕСН (Специальные режимы налогообложение).
•Сведения об уволенном лице (ФСС) — пункт позволяет сформировать файл, актуализирующий данные застрахованного лица, для передачи в ФСС.
•Приказы (только в версии Стандарт) — при занесенной дате приема/увольнения в карточке сотрудника позволяет распечатать следующие приказы: Приказ о приеме на работу (Т-1), Приказ об увольнении (Т-8).
•Формы в пенсионный фонд позволяет сформировать документы по персонифицированному учету: АДВ-1 Анкета зарегистрированного лица, АДВ-2 Заявление об изменении анкетных данных 3Л, содержащихся в ИЛС, АДВ-3 Заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе ПФ.
Замечание! Если СНИЛС не занесен в карточку сотрудника, то в контекстном меню будет доступна форма АДВ-1, если занесен - то формы АДВ-2 и АДВ-3. |
•Другие справки формируют бланки соответствующих документов: Справка о средней зарплате, Справка для пособия по безработице, Справка для получения ссуды, Справка об алиментах, Направление на медосмотр, Заявление - согласие на обработку персональных данных, Анкета при приеме на работу; Карточка Форма № 10, Сведения при приеме (Приложение 9) Сведения об изменениях (Приложение 1), Расписка о приеме документов ВУ .
•Карточка личных данных — выводит общую информацию о сотруднике для последующей печати.
•Отчеты позволяют сформировать следующие отчеты.
oДействующие приказы (только в версии ПРОФ) — формирует список действующих приказов по выбранному сотруднику.
oИнформация о начислениях — выводит информацию о начислениях выбранному сотруднику.
oДвижение средств — выводит бухгалтерские операции с выбранным сотрудником.
•Групповые операции — позволяет добавлять и удалять начисления и удержания группе сотрудников. Перед тем как воспользоваться указанными пунктами меню следует выделить одного или нескольких сотрудников в справочнике. Группа содержит следующие пункты меню:
oИзменить права кассиров (только в версии ПРОФ) — позволяет поменять группе сотрудников права для работы с кассовым оборудованием.
oДобавить начисление — позволяет добавить нужное начисление группе сотрудников;
oУдалить начисление — позволяет удалить нужное начисление у группы сотрудников;
oДобавить удержание — позволяет добавить нужное удержание группе сотрудников;
oУдалить удержание — позволяет удалить нужное удержание у группы сотрудников;
Добавим в справочнике нового сотрудника. На экране появится форма ввода (см. рис. 62).
Рис. 62. Добавление нового сотрудника.
Заполним в форме ввода необходимые поля:
•Табельный № — основной идентификатор сотрудника в программе, является аналитическим субсчетом к счету 70 Расчеты с персоналом по оплате труда, например, 001. Программа сама автоматически подставляет порядковый номер, который может быть изменен вручную. •Фамилия, Имя, Отчество сотрудника заполняются вручную. Если нажать на кнопку справа, то откроется диалог редактирования ФИО сотрудника в родительном, дательном и винительном падежах. •Пол сотрудника выбирается из выпадающего списка. •Дата рождения сотрудника вводится вручную. •Место рождения — в данном поле при нажатии на кнопку выбора появляется окно ввода. Следует заполнить вручную все поля ввода в данном окне. В случае, если место рождения невозможно указать в соответствии с предложенной схемой, установите флажок в поле выбора Особое место рождения и заполните поля ввода. Название места рождения разбивается на части, и каждая часть записывается на отдельной строке реквизита: oГород (село, дер.) — указывается только название населенного пункта без указания типа населенного пункта, т.е. слова «город», «село» и т.п., а также их сокращенные обозначения не указываются; oРайон — указывается название района без указания слова «район» или сокращения этого слова; oОбласть (край, респ.) — название области, края, республики указывается полностью, при этом «область», «край» указываются без сокращений. Автономные и союзные республики, автономные округа, область указываются общепринятыми сокращениями: «АССР», «ССР», «АО». oСтрана — для бывших республик СССР не заполняется. В том случае, если район имел республиканское подчинение, название республики указывается в графе Область (край, респ.) •Семейное положение — из выпадающего списка следует выбрать нужное семейное положение работника; •Резидент — если сотрудник является налоговым резидентом (проживает более 183 дней в году в РФ) и платит страховые взносы, то значением поля должно быть Да (ничего не выбираем). В противном случае, нажав на кнопку справа переходим к занесению данных по резидентству и уплате страховых взносов. •Поле Инвалидность заполняется, если сотрудник является инвалидом. После нажатия кнопки выбора появится список с документами на инвалидность данного сотрудника, в который нужно занести необходимые данные. •Трудовой стаж сотрудника, например, 05/01/04 | 05/01/04 | 03/00/00. При нажатии на кнопку выбора oОбщий стаж работы — это суммарная продолжительность трудовой деятельности (независимо от количества и продолжительности перерывов), общественно полезной деятельности, а также иных периодов времени, специально оговоренных законодателем. С учетом общего трудового стажа устанавливаются пенсия по старости, пенсия по инвалидности, пенсия по случаю потери кормильца. В некоторых случаях общий трудовой стаж является одним из дополнительных условий для назначения пенсии за выслугу лет, пенсии по старости на льготных основаниях; oСтраховой стаж работы — это периоды времени, в течение которых за сотрудника уплачивались страховые взносы и (или) налоги в ФСС России. Данный стаж определяют по записям в трудовой книжке, а при ее отсутствии – по трудовым договорам, справкам, выданным сотрудникам на предыдущих работах, и т. д. Данные страхового стажа заполняются вручную; oВыслуга лет — это период времени, который влияет на назначение пенсии за выслугу лет, с учетом специального трудового стажа. Пенсионное обеспечение за выслугу лет предусматривается законодательством РФ. Выслуга лет является особым видом специального трудового стажа. Виды деятельности, включаемые при исчислении выслуги лет, определяются непосредственно в законодательстве.
•Телефон рабочий, Телефон домашний, Телефон сотовый — рабочий, домашний и мобильный телефоны сотрудника заполняются вручную. Если подключена интеграция с телефонией, то нажав по значку •E-mail — адрес электронной почты сотрудника. Нажав по значку •ИНН, СНИЛС (регистрационный номер в ПФ) — уникальный идентификатор налогоплательщика и номер индивидуального лицевого счёта застрахованного лица в ПФ. Также ввести эти данные можно на закладке Документы и номера. •Выбор Файла фото становится доступен при включении в настройках бухгалтерии в подразделе Кадры, табель опции Использовать фотографии сотрудников. Ссылка на файл фотографии сотрудника выглядит следующим образом, например: C:\IP\Photos\ИвановаАП.JPG. При нажатии на кнопку появляется окно выбора фотографии, в котором следует указать файл фотографии сотрудника. •Сумма (процент) аванса — если значение в этой графе меньше 100, то это означает, что введены проценты от оклада сотрудника. Значение более 100 означает, что указана сумма. •Текущее подразделение, Текущая должность, Текущая штатность и Текущий график — подразделение, должность, штатность и график из действующего приказа. Если сотрудник не принят на работу, то эти поля будут пустыми. •Дата приема на работу, Дата увольнения — отображение показателей из журнала приказов. •Исходные данные: база отпуска — заносятся исходные данные для расчета отпусков в начале работы с программой; •Исходные данные: период отпуска — заносятся исходные данные по периодам предоставления отпуска в начале работы с программой; •Исходные данные: база страх. взносов — заносятся исходные данные для расчета страховых взносов для вновь принятых сотрудников и в начале работы с программой; •Исходные данные: НДФЛ — заносятся исходные данные для расчета НДФЛ для вновь принятых сотрудников. •Кассовое оборудование: права кассира, Кассовое оборудование: пароль — данные поля появляются при использовании торгового оборудования. |
•Табельный № — основной идентификатор сотрудника в программе является аналитическим субсчетом к счету 70 Расчеты с персоналом по оплате труда, например, 001. Программа сама автоматически подставляет порядковый номер, который может быть изменен вручную. •Фамилия, Имя, Отчество сотрудника заполняются вручную. Если нажать на кнопку справа, то откроется диалог редактирования ФИО сотрудника в родительном, дательном и винительном падежах. •Пол сотрудника выбирается из выпадающего списка. •Дата рождения сотрудника вводится вручную. •Подразделение, к которому относится сотрудник.
•Должность сотрудника. Можно выбрать из общего списка должностей; •График рабочего времени выбирается из справочника графиков рабочего времени; •Коэффициент рабочего времени может быть изменен вручную. Например, 0,5 означает, что сотрудник работает на полставки; •Штатность выбирается из списка и может принимать следующие значения: Штатный, Внешний совместитель, Гражданско-правовой договор. •Дата приема на работу — с какого числа сотрудник принят на работу. •Дата увольнения указывается при увольнении сотрудника. Для работающих сотрудников эта графа остается пустой. •Место рождения — в данном поле при нажатии на кнопку выбора появляется окно ввода. Следует заполнить вручную все поля ввода в данном окне. В случае, если место рождения невозможно указать в соответствии с предложенной схемой, установите флажок в поле выбора Особое место рождения и заполните поля ввода. Название места рождения разбивается на части, и каждая часть записывается на отдельной строке реквизита: oГород (село, дер.) — указывается только название населенного пункта без указания типа населенного пункта, т.е. слова «город», «село» и т.п., а также их сокращенные обозначения не указываются; oРайон — указывается название района без указания слова «район» или сокращения этого слова; oОбласть (край, респ.) — название области, края, республики указывается полностью, при этом «область», «край» указываются без сокращений. Автономные и союзные республики, автономные округа, область указываются общепринятыми сокращениями: «АССР», «ССР», «АО». oСтрана — для бывших республик СССР не заполняется. В том случае, если район имел республиканское подчинение, название республики указывается в графе Область (край, респ.) •Резидент — если сотрудник является налоговым резидентом (проживает более 183 дней в году в РФ) и платит страховые взносы, то значением поля должно быть Да (ничего не выбираем). В противном случае, нажав на кнопку справа переходим к занесению данных по резиденству и уплате страховых взносов. •Поле Инвалидность заполняется, если сотрудник является инвалидом. После нажатия кнопки выбора появится список с документами на инвалидность данного сотрудника, в который нужно занести необходимые данные. •Трудовой стаж сотрудника, например, 05/01/04 | 05/01/04 | 03/00/00. При нажатии на кнопку выбора oОбщий стаж работы — это суммарная продолжительность трудовой деятельности (независимо от количества и продолжительности перерывов), общественно полезной деятельности, а также иных периодов времени, специально оговоренных законодателем. С учетом общего трудового стажа устанавливаются пенсия по старости, пенсия по инвалидности, пенсия по случаю потери кормильца. В некоторых случаях общий трудовой стаж является одним из дополнительных условий для назначения пенсии за выслугу лет, пенсии по старости на льготных основаниях; oСтраховой стаж работы — это периоды времени, в течение которых за сотрудника уплачивались страховые взносы и (или) налоги в ФСС России. Данный стаж определяют по записям в трудовой книжке, а при ее отсутствии – по трудовым договорам, справкам, выданным сотрудникам на предыдущих работах, и т. д. Данные страхового стажа заполняются вручную; oВыслуга лет — это период времени, который влияет на назначение пенсии за выслугу лет, с учетом специального трудового стажа. Пенсионное обеспечение за выслугу лет предусматривается законодательством РФ. Выслуга лет является особым видом специального трудового стажа. Виды деятельности, включаемые при исчислении выслуги лет, определяются непосредственно в законодательстве.
•ИНН, СНИЛС (регистрационный номер в ПФ) — уникальный идентификатор налогоплательщика и номер индивидуального лицевого счёта застрахованного лица в ПФ.Также ввести эти данные можно на закладке Документы и номера. •Сумма (процент) аванса — сумма аванса или процент аванса от заработной платы. Если значение данного поля меньше 100, то это означает, что введены проценты. Можно изменить вручную; •Исходные данные: база отпуска — заносятся исходные данные для расчета отпусков в начале работы с программой; •Исходные данные: период отпуска — заносятся исходные данные по периодам предоставления отпуска в начале работы с программой; •Исходные данные: база страх. взносов — заносятся исходные данные для расчета страховых взносов для вновь принятых сотрудников и в начале работы с программой; •Исходные данные: НДФЛ — заносятся исходные данные для расчета НДФЛ для вновь принятых сотрудников. •Выбор Файла фото становится доступен при включении в настройках бухгалтерии в подразделе Кадры, табель опции Использовать фотографии сотрудников. Ссылка на файл фотографии сотрудника выглядит следующим образом, например: C:\IP\Photos\ИвановаАП.JPG. При нажатии на кнопку появляется окно выбора фотографии, в котором следует указать файл фотографии сотрудника. Фотография необходима для личной карточки сотрудника (форма № Т-2). |
Далее перейдем в детализацию карточки сотрудника.
•Постоянные надбавки — начисления (надбавки), которые действуют независимо от кадровых приказов. •Удержания и перечисления — удержания и исполнительные листы сотрудника. •Состав семьи и Вычеты — все вычеты сотрудника •Документы и номера — документы сотрудника, такие как паспорт, СНИЛС (регистрационный номер в ПФ), ИНН, водительское удостоверение и т.д. •Образование — сведения об образовании сотрудника и его знании иностранных языков. •Адреса — сведения о месте жительства сотрудника. •Воинский учет — сведения о принадлежности сотрудника к военной службе |
•Начисления или надбавки, которые действуют независимо от кадровых приказов. •Удержания и перечисления — удержания и исполнительные листы сотрудника. •Вычеты — все вычеты сотрудника. •Документы и номера — документы сотрудника, такие как паспорт, СНИЛС (регистрационный номер в ПФ), ИНН, водительское удостоверение и т.д. •Адреса — сведения о месте жительства сотрудника. |