как правильно организовать работу отдела кадров

[Ольга]

Подскажите, пожалуйста, как правильно организовать автоматизацию отдела кадров. Проблема в том, что зарплата работает уже 2 года по версии проф. Используются табеля, многие сотрудники совмещают 2, а то и 3 должности. Есть ночные, праздничные и куча разнообразных доплат. В связи с этим, начисления у нас берутся из приказов. Причем, пока всем руководила зарплата, расчетчики сами вводили приказы только по необходимости, например - перевод на другую должность или изменение ставки. А изменения в доплатах,проценты ежемесячной премии, которые у рабочих все время меняются, прочие начисления вводились и правились в действующем приказе практически каждый месяц. Теперь же отдел кадров настаивает на том, что приказы будут вводить они, а вот начисления их не интересуют и на экране они видеть их не хотят, чтобы не мешали. Насколько я понимаю, это возможно только если выбран выбор начислений из карточек, а этот вариант не предполагает работу с табелями. Правильно? Может посоветуете какой тут может быть компромисс?
И еще, если отдел кадров на каждую доплату будет вводить свой приказ, то расчетчик, чтобы проверить все ли правильно у человека начислено, должен будет просмотреть уйму приказов? Расчетчикам это точно не понравится. Они привыкли видеть все в одном месте.

[Григорий]

Сообщение от Ольга

Правильно? Может посоветуете какой тут может быть компромисс?

Нет, это не так. Табеля нормально формируются (от приказов). А вот начисления будут считаться от карточек.

Сделайте копию базы, запустите на ней "Сервис | Специальные функции", Импорт данных по зарплате с ПРОФ на стандарт (на название операции внимание не обращайте - она сделает то что нужно). Приказы не удаляйте, вместо этого наберите в калькуляторе к_приказ_д.ОЧИСТИТЬ. Начислите зарплату, увидите как все будет выглядеть.

И еще, если отдел кадров на каждую доплату будет вводить свой приказ, то расчетчик, чтобы проверить все ли правильно у человека начислено, должен будет просмотреть уйму приказов? Расчетчикам это точно не понравится. Они привыкли видеть все в одном месте.

В последних версиях при расчете зарплаты в поле "Коммантарий" пишется основание расчета, например "Приказ 0015 от 01.09.2010". Проверять не нужно.

[Ольга]

Начисления перенеслись только по основным приказам. А как быть с теми, кто работает на 2-3 должностях?. Программа пишет, что версия "Стандарт" это не поддерживает

[Григорий]

Хм.. Тогда думаю надо все-таки оставлять как есть - начисления в приказах.

Но (!). Есть еще два не задействованных механизма.

Первый - возможность указания начислений в карточке наряду с начислениями в приказах. Так удобно заносить какие-то постоянно действующие доплаты.

Второй - занесение разовых начислений напрямую в расчет в обход приказов и начислений в карточке. Такой вариант подойдет для ежемесячных премий или сдельной оплаты. Оба способа никак с приказами не связаны и тут никто друг другу мешать не будет.

Теперь же отдел кадров настаивает на том, что приказы будут вводить они, а вот начисления их не интересуют и на экране они видеть их не хотят, чтобы не мешали.

Если дело только в "мешании", то начисления можно скрыть правами доступа. А если надо то расчетчикам можно открыть доступ в начислениям, но закрыть доступ к шапке приказов.

В общем, вариантов организации работы масса. И в принципе, думаю, тут можно организовать и более удобную работу, чем это делается сейчас.

[Виктор]

Сообщение от Ольга

Теперь же отдел кадров настаивает на том, что приказы будут вводить они, а вот начисления их не интересуют и на экране они видеть их не хотят, чтобы не мешали.

Почти то же самое вначале слышу при любом внедрении в ОК. Когда все настроим и запускаем, то уже ни кто не вспоминает про такие "неудобства".
Хотя, если уж им так будет надо, то это легко реализуется правами доступа. Например можете закрыть кадрам правку детализаций приказов, оставив только видимость. Хотя я не думаю, что это их пожелание правильное. Например, чтобы правильно напечатать приказ о приеме на работу они обязаны указать ставку, процент оплаты, вид начисления. В word они это набирают от руки, а тут имеются справочники, особенно штатное расписание, которое значительно облегчает эту их работу. Так что им не стоит бояться детализаций приказов.

Может посоветуете какой тут может быть компромисс?

Самое простое, если у вас можно легко описать все вариации с кадрами в виде правильно заполненного штатного расписания. Т.е. если в нем будут прописаны все должности по всем подразделениям со всеми доплатами постоянного характера. Тогда ОК останется только указать в какое подразделение и на какую должность принимается человек. Все особенности начисления з/п подставятся без их участия.
И ведь только после этого форма приказа будет соответствовать всем требованиям кадрового учета.

И еще, если отдел кадров на каждую доплату будет вводить свой приказ, то расчетчик, чтобы проверить все ли правильно у человека начислено, должен будет просмотреть уйму приказов? Расчетчикам это точно не понравится. Они привыкли видеть все в одном месте.

Вы совершенно правы. Разовые доплаты, которые в принципе ни когда у вас не оформлялись приказами, и не надо проводить через приказы. Пусть их вводит расчетчик сразу в журнал начислений с использованием типовых операций и/или бланков для таких начислений. В программе есть такие возможности. Тут ОК нагружать не стоит. Это не их работа.
А вот ведение табелей частенько остаются за ОК. Можно их и поднапрячь.

[Ольга]

Сообщение от Григорий

Хм.. Тогда думаю надо все-таки оставлять как есть - начисления в приказах.

Понятно... По-простому не получится.

Сообщение от Григорий

Второй - занесение разовых начислений напрямую в расчет в обход приказов и начислений в карточке. Такой вариант подойдет для ежемесячных премий или сдельной оплаты. Оба способа никак с приказами не связаны и тут никто друг другу мешать не будет.

Дело в том, что у нас ежемесячная премия у рабочих(есть у всех и всегда) начисляется от процентов, которые мастера проставляют в табеле и каждый месяц эти проценты могут быть разные. Вот и получается, что начисление постоянное, но постоянно требует корректировки. Можно такое начисление поставить в постоянные надбавки в карточки?
И про штатное расписание. При вводе должностей в штатное расписание нет возможности прописывать отдельно разряды. В связи с этим пришлось в справочник должностей вводить должности с разрядами(Плотник 4 разряд; Слесарь-сантехник 5 разряд; Слесарь-сантехник 4 разряд и т.д.). Зарплату это вполне устраивало. Теперь же начальнику отдела кадров не нравится такой справочник должностей и еще она говорит, что имеет полное право принять на должность 5-го разряда человека с более низким разрядом. Но и в приказе должен быть напечатан реальный разряд, а не завышенный. Приходится плодить должности и в справочнике и в штатном. Это так и планировалось?

[Виктор]

Сообщение от Ольга

Дело в том, что у нас ежемесячная премия у рабочих(есть у всех и всегда) начисляется от процентов, которые мастера проставляют в табеле и каждый месяц эти проценты могут быть разные. Вот и получается, что начисление постоянное, но постоянно требует корректировки. Можно такое начисление поставить в постоянные надбавки в карточки?

Нет конечно. Постоянные начисления- это такие начисления, которые от месяца к месяцу не меняются. А у вас они постоянно меняются. Для ввода начислений такого рода предусматривались варианты ввода либо через бланк, либо через ТОП. Это всякие допначисления без табеля, ввод и расчет премии и т.д. Такие начисления не оформляются приказами, поэтому они не касаются работы ОК.

При вводе должностей в штатное расписание нет возможности прописывать отдельно разряды. В связи с этим пришлось в справочник должностей вводить должности с разрядами..

Да, вначале планировалось подключение справочника разрядных ставок. Но когда даже в бюджете от них практически отказались, эту ветку настроек мы уже не сильно поддерживали, хотя справочник тарифных ставок не выкидывал даже НС. У нас там реализован справочник сдельных ставок по выработке готовой продукции. Работает-ли как надо справочник тарифных ставок сегодня в ЗиК ИП-комплекс или нет я не знаю.

. Теперь же начальнику отдела кадров не нравится такой справочник должностей и еще она говорит, что имеет полное право принять на должность 5-го разряда человека с более низким разрядом. Но и в приказе должен быть напечатан реальный разряд, а не завышенный. Приходится плодить должности и в справочнике и в штатном. Это так и планировалось?

Пожалуйста, пусть принимает. Для этого в детальке приказа пусть заменит должность 5 разряда на 4. Будет ему реальный приказ.

Вот поэтому я и писал ранее, что зря ОК открещивается от деталек приказа

[Григорий]

Сообщение от Ольга

Дело в том, что у нас ежемесячная премия у рабочих(есть у всех и всегда) начисляется от процентов, которые мастера проставляют в табеле и каждый месяц эти проценты могут быть разные. Вот и получается, что начисление постоянное, но постоянно требует корректировки. Можно такое начисление поставить в постоянные надбавки в карточки?

Для этого предназначен пункт меню "Редактировать начисление". Последовательность работы следующая:

1) Делаете формирование табелей и расчет постоянных начислений (Шаг 1 и Шаг 2)
2) На записи начисления выбираете пункт меню "Редактировать начисление". Указываете там эту премию в поле "Начисление", а в поле "Показать сотрудников" ставите "Только из текущей записи". Далее Ок, появится таблица. Если премия уже содержит в формуле процент, то он будет в отдельной колонке. Расставляете проценты - сумма посчитается автоматом. Далее закрываете отчет, сохраняете
3) Делаете Шаг 3

[Ольга]

Еще один момент, который вызывает раздражение у нашего ОК - уволенные и договорники перемешаны со штатными работниками и в справочнике сотрудников и в приказах.В сотрудниках уволенных можно отфильтровать, а вот штатности там не видно. А в приказах, какой тип справочника не выбирай все равно трудно понять какие приказы относятся к уже уволенным, а какие нет. Получается, что надо сначала отсортировать по типу, а потом по сотруднику. Или заходить в приказы только через справочник сотрудников?

[Григорий]

Сообщение от Ольга

Еще один момент, который вызывает раздражение у нашего ОК - уволенные и договорники перемешаны со штатными работниками и в справочнике сотрудников и в приказах.В сотрудниках уволенных можно отфильтровать, а вот штатности там не видно. А в приказах, какой тип справочника не выбирай все равно трудно понять какие приказы относятся к уже уволенным, а какие нет. Получается, что надо сначала отсортировать по типу, а потом по сотруднику. Или заходить в приказы только через справочник сотрудников?

Можем фильтр добавить в журнал приказов "Скрыть уволенных", а в сотрудниках оглавление "По штатности".

[Ольга]

Да, хорошо бы. Только фильтр будет учитывать, что человек был уволен, а потом опять пришел? И так сколько угодно раз.

[Григорий]

Сообщение от Ольга

Да, хорошо бы. Только фильтр будет учитывать, что человек был уволен, а потом опять пришел? И так сколько угодно раз.

В справочник сотрудников добавили поле "Текущая штатность". По нему можно сортировать, фильтровать и т.д.

В приказы добавили контекстную фильтрацию. Условие полностью соответствует списку сотрудников из закладки "УВОЛЕННЫЕ".

[Ольга]

Хорошо, попробуем.